繰り返しの業務を『見える化』する

日々の仕事の中で【ケアレスミス】や【うっかりミス】、皆さんにも経験があると思います。

このように、やらないといけないと分かっているのにうっかり忘れてしまったり、ミスしてしまったりすることがあるでしょう。

社内ならまだしも、お客様がいる対応でうっかりミスが起きてしまうと大問題や事故に繋がってしまいます。
結果的に、企業の信頼が下がりかねません。

繰り返しの業務でミスが起きる原因

うっかりミスが生じる原因は以下のようなものが挙げられます。

業務に追われてしまったり疲労が蓄積したりすると、どうしても集中力が低下しがちです。
結果的にケアレスミスが多くなってしまいます。

熟練者で生じがちなのが、慣れによるミス。
作業当初は行っていた確認作業も、作業が遅れるからなどと怠ってしまいミスを生じやすい原因になります。

集中力の低下や、反対に周囲を見渡せず目の前のことにだけ集中し過ぎてしまうことでミスが生じてしまいます。

「作業内容は合っているだろう」
「書類の記載内容の確認はしていないが間違いないだろう」
このように確認を怠ってしまうと、ケアレスミスが起きがちです。

特に、複数人で作業に取り組む場合に生じがちです。
「○○さんはいつもこの仕事をやっているから今回もしてくれるだろう」
「前回と流れが一緒だから、作業の説明は省いて大丈夫だろう」
部署内やプロジェクトメンバー内でコミュニケーションが不足すると、抜けが発生し、結果的に作業のやり直しになりかねません。

これらのミスは、どのように改善していけばようのでしょうか。ミスの原因と対策をそれぞれ解説していきます。

作業環境が原因で集中力が低下してしまう場合があるので、再度作業スペースの見直しをしてみることも効果的です。

また疲労の蓄積は、休憩時間を取り入れるなどして、作業と休憩にメリハリをつけることで軽減できるでしょう。
さらに、作業に追われてしまって集中力が低下している場合は、作業をチェックリスト化して何をすべきか『見える化』することで、頭の中が整理されます。

やるべきことを細かくタスク化し、作業を『見える化』することで、ミスの軽減に繋がります。

慣れている作業は「大丈夫だろう」という思い込みから、どうしても工程を飛ばしがちになります。
作業の『見える化』ができるツールを会社として導入することをおすすめします。

また、可能であればダブルチェック体制をでチェックを行うことも良いでしょう。
作業者が気づかなくてもチェックする人が間違いに気づけば、迅速に対応することができます。

作業前に一呼吸置く、メモを取るよう癖づける、作業の目的を明確にした上で作業に取り組むなどすることで、ミスを防ぐことができます。
更に、時間に追われてしまい不注意が起きてしまう場合は、あらかじめ1日のスケジュールを立ててから作業に取り組むことが大切です。

複数人で作業に取り組む際は、こまめに報連相を行うことが大切です。
特に不明点や迷う部分があったら「以前はこうしていたから今回も同様に処理しよう」と思い込みで判断は危険です。
都度、上司や同僚に相談しながら進めることで、コミュニケーション不足を解消できます。

また、作業を『見える化』することも大切です。
誰が何の作業をする予定なのか把握できるツールを導入することで、進捗状況の可視化や作業負担の調整ができます。
仮にミスが起きてしまった場合でも、原因究明が容易になるので、被害の拡大を最小限に抑えることに繋がります。

本記事では、繰り返しの業務でミスが発生してしまう原因とその対策についてご紹介しました。

人が行う業務は、大なり小なりミスが発生していまいます。
しかし致命的なミスとなると、会社が経済的に損失を被ってしまったり、信用を失墜してしまったりすることになりかねません。
だからこそ、ミスを未然に防ぐことは非常に重要です。

個人個人が注意深くすることも大切ですが、必要に応じてチェック体制を整えるなど、組織的に体制を整えることも大切です。

接客業で課題を感じる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

もし、この記事をお読みなった方で、ツールを活用してミスを未然に防止したいとお考えの方は、ぜひ「テレパキ」のツールをお試しください。

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