現場で使用される業務マニュアルとは！作成のポイントを紹介

効率化のための業務マニュアル。
新人や人事異動時、又は引継ぎの際に非常に役立つはずです。

業務マニュアルが整備されている企業の方の中には、以下のようなお悩みがあるのではないでしょうか。

さらに、これからマニュアルを作成するという方は、下記のようなことに課題を持つ方もいるでしょう。

本記事では、業務マニュアル作成の目的や、現場で使用されるマニュアルの為のポイントをご紹介します。

業務マニュアルの目的

業務マニュアル作成の目的は「業務の効率化」と「業務の標準化」です。

業務マニュアルを作成することで、作業の具体的な手順や注意点、もし何かあった時のトラブル対応を知ることができます。

また、マニュアルがない場合と比較して、マニュアルがある場合は不明点や質問事項が少なくて済みます。
そのため、新人教育や引継ぎの際もスムーズに業務を教えることができます。

業務の標準化は、品質の担保や特定の人しか業務ができない属人化を防ぐ上で非常に大切なポイントです。

業務マニュアルを作成は、誰が作業を行っても最適な手順で仕事に取り組めるようになるものです。
手順にばらつきがあると、品質が一定でないことや、業務に精通する人しか手順が分からない事態が生じることに繋がります。

このように、業務マニュアルは業務の標準化を図る有効な手段となります。

さらに定期的にマニュアルを見直すことで、作業手順の課題の発見や効率化できるポイントの発見ができます。

具体的にマニュアルを作成することで以下のようなメリットがあります。

マニュアルを作成することで、業務の効率化を図ることができ、標準化に繋がります。

具体的にどのようなポイントでマニュアルを作成すれば良いのか、紹介します。

マニュアルは5W1H（相手(Who)/時(When)/場所(Where)/何を（What）/理由(Why)/方法(How)」）を明確にして作成することが重要です。

せっかくマニュアルを作成したのに、誰も使わなかったり特定の人にしか伝わらなかったりする状態では意味がありません。
曖昧なマニュアルでは、かえって混乱を生じる可能性もあります。

5W1Hを明確にすることで、誰が読んでも内容が伝わるようになります。
マニュアルを作成する際は、5W1Hを明確にすることが大切です。

マニュアル作成で重要なのが「誰が読んでも分かること」です。

例えば、業界未経験の新入社員がマニュアルを基に作業を進める場合を想定します。
専門用語が多かったり、分かりづらい表現を多用されたりすると、作業が伝わりません。

新人やアルバイトが見ても分かりやすい文言にして、文字におこすることが、使われるマニュアルにするための第一歩です。

作業ごとの一番重要なポイントはどこなのか、読み手に伝わるよう工夫する必要があります。
例えば、どこがポイントかをわかりやすく目立つように記載する、色や文字の大きさを変えたりする、などが挙げられます。

場合によっては、図や写真・動画を挿入することも有効でしょう。

マニュアルが形骸化しないためにも、要点を明確にし分かりやすいマニュアルを作成することが大切です。

本記事では、マニュアル作成のポイントを解説しました。

実際に1からマニュアルを作成するのは、非常に大変な作業でしょう。
マニュアルが作成出来るツールを導入することで、効率良く管理することが可能です。
マニュアルの作成にハードルを感じる方は、ツールを導入するという方法も検討してみてください。

これから作成する方や、既に作成したけれどアップデートをしたい方など、お悩みの方はぜひ参考にしてみてください。