ペーパーレス化を推し進めたい企業は多いのではないでしょうか。
実際、紙だけを使用すると書類整理に困ったり、書類を探す時間がかかったり、紙やインクのコストがかかったりとデメリットも多いです。
一方、ペーパーレスにもメリットやデメリットがあり、双方を理解した上で導入を検討することが大切です。
本記事では、ペーパーレス化のメリット・デメリット、推進のポイントについて紹介します。
ペーパーレス化のメリット
まず、ペーパーレス化のメリットを4つ紹介します。
ペーパーレス化は、コスト削減に繋がります。
コスト削減
紙で管理している場合、紙本体だけではなく、トナー代や郵送費等がかかってしまいます。
紙を綴ったり必要な書類を見つける管理コストや、書類を溶解する場合、処理に係る費用などもかかります。
ペーパーレス化することで、これらの費用の削減が期待できます。
さらに、紙が減るため地球にやさしいというメリットも挙げられます。
生産性の向上、業務効率化
「探している書類が見つからない…」
紙で管理していると、目当ての書類の場所が分からない事態に陥りがちです。
ペーパーレス化を実現できれば、ファイル名による検索ができたりフォルダ構成を整理できたりすることで、必要な書類をすぐに探すことができます。
またツールによっては、ファイル共有ができるものもあります。
関連部署や役職・社外など権限の管理を行った上で、必要書類を共有することで業務効率化を一気に推し進められるでしょう。
セキュリティを強化できる
紙管理では、紛失や盗難のリスクがあります。
紙を外に持ち出して紛失してしまったり、シュレッダーをかけ忘れたりすることで情報漏洩のリスクが高まってしまいます。ペーパーレス化することで、書類そのものを持ち出すことや、盗難されるリスクが減るため、結果的にセキュリティ強化に繋がります。
場所や働き方問わない
近年、在宅勤務やサテライトオフィス勤務という働き方が増加しています。
紙管理だと上記のような働き方を実現することが難しくなりますが、ペーパーレス化することで、必要なファイルをすぐに閲覧・確認できます。
営業職やドライバー等の外出が多い職種でも、複数端末からアクセスが可能なツールを使用することで、場所を問わず業務に取り組むことができます。
ペーパーレス化のデメリット
ペーパーレス化のメリットがある一方、デメリットも挙げられます。
導入コストがかかる
多くの資料をペーパーレスしようとすると、追加でサーバーを用意したりセキュリティを確保するための機器の導入が必要だったりと導入コストがかかってしまいます。
また、ペーパーレス化を実現するためのツールを導入する場合、初期費用や月額がかかります。
さらに、端末やネットワーク環境が整ってなければ準備する必要があるため、注意が必要です。
従業員の慣れが必要
いざペーパーレス化したとしても、それを利用する現場の従業員が使いこなせなければ意味がありません。
紙から、パソコンやモバイル端末を中心とした業務になるため、端末の操作はもちろん、ツールへの慣れが必要です。
紙と比較すると見づらいものもある
パソコンやモバイル端末といった画面の広さが限られているものから情報を閲覧するため、見づらいというデメリットもあります。
例えば資料が複数枚に渡る場合は、かえって紙の方が見やすいということもあります。
まとめ
本記事では、ペーパーレス化について説明致しました。
ペーパーレス化にはメリットデメリットあるため、その特性を理解した上で導入する必要があります。
デメリットを踏まえた上で、部分的にペーパーレス化を行ったり徐々に従業員のITリテラシーを高めたりするなど、いくつかポイントを押さえる必要があります。
ペーパーレス化の目的を整理して、会社の実態に合わせて導入をすすめることが大切です。
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