以下のような言葉を聞いたことがありませんか？
- DX（デジタルトランスフォーメーション）
- RPA（Robotic Process Automation）
- ペーパーレス
近年、多くの企業が業務効率化を図るために様々な業務改革を推し進めています。
その中でも、直接利益を生み出すことのないバックオフィスでは、業務効率化が急務となっています。
本記事では、バックオフィス業務を効率化する方法を紹介します。
バックオフィス業務とは？
そもそも、バックオフィス業務とは何を指すのでしょうか。
バックオフィス業務とは
バックオフィスとは、「後方支援」という意味合いを持ち、直接利益を生まない業務のことを指します。
例えば、経理や財務、人事・労務、総務や一般事務などが具体的な職種です。
企業活動に必要不可欠なのは「生産機能」「販売機能」「事務・会計機能」であると言われています。
この3つのうち、バックオフィスは「事務・会計機能」に該当し、ここを担う人がいないと企業活動も出来ないため、バックオフィス業務が重要とされています。
しかし前述したように、バックオフィスは直接利益を生みません。
多くの企業では、このバックオフィス業務を効率化することで人件費を削減したり、システムやサービスの導入でミスを防ぎ管理コストの削減を目指しているのではないでしょうか。
広範囲な事務作業に多くの時間と労力を割かれるのは、企業にとって大きな損失です。
- 作業量が多い
- マニュアルが作成されていない
- 作成したマニュアルの大半が使われていない
- 業務が属人化しているため一部の従業員しか作業内容が分からない
- 離職率が高い
- 人の入れ替わりで引き継ぎが常態化している
このようなことが原因で、バックオフィス業務の効率化が進まない企業も多くいるはずです。
バックオフィスの業務をチェックリストで効率化
こういったバックオフィス業務は業務や作業の洗い出しを行い、チェックリストを作成することでミスを無くし、作業を効率化できます。
チェックリストとは、業務や作業をする前に「必要になるモノ」や「必要になる行動」を一覧表にまとめ、実施漏れや順序のミスを減らすことができるものを指します。
※チェックリストについては、過去の記事「チェックリストで業務効率化」をご参照ください。
バックオフィスの業務は、定型業務が多く作業がパターン化しやすいことが多いです。
例えば「新入社員が入社する時に対象者から預かる書類」を例に、チェックリストの作成方法を例示してみます。
- 対象者から履歴書を預かったか？
- 対象者から年金手帳（配偶者その他家族が社保に被扶養者として加入する場合はその方の分も）を預かったか？
- 対象者から雇用保険被保険者資格喪失確認通知書を預かったか？
- 対象者から本人のマイナンバーを収集したか？
- （対象者に扶養家族がいる場合）扶養家族の分のマイナンバーを収集したか？
- 対象者から前職分の源泉徴収票を預かったか？
このように、新入社員から預かる書類をチェックリスト化することで、抜けや漏れを無くすことができます。
さらに、どのような作業をすれば良いのか誰でも把握できるため、新人でもすぐに仕事を覚えることが容易になります。
他にも、入社手続きでは社会保険や雇用保険の取得手続き、労働条件通知書の作成、住民税の手続きや
各種備品の用意など、多くの手続きがあります。
定型業務はチェックリストを活用することで、作業の抜けや漏れを無くし業務効率化できるメリットがあります。
その他にも、新人が入職した場合でも教育の時間が削減できることや、作業の見える化ができる、引継ぎが簡単になるといったメリットが挙げられます。
まとめ
本記事ではバックオフィスの業務効率化について解説しました。
バックオフィスの業務をチェックリスト化することで、業務の抜けや漏れを無くし、属人化を防ぐことが出来ます。
業務改善を図る際、ミスを無くすことは避けて通れません。
ぜひバックオフィスの業務を改善したい際は、本記事を参考にしてみてください。