近年、在宅勤務やテレワークと呼ばれる働き方が増加し、自宅やサテライトオフィスで作業する企業が増えています。
- 通勤時間が大幅に削減できるためストレスが軽減される
- 自宅に居ながらも作業できるため育児や介護との両立がしやすい
などのメリットがある一方で、社員同士でのコミュニケーションの取り方ら、業務の品質の管理やタスク管理がしずらいというデメリットもあります。
今回はテレワークの課題と、課題の解決方法をご紹介いたします。
テレワークの課題
テレワークは、会社に出社しなくても仕事が出来る一方で、以下のような課題が多くあるのも事実です。
- 社員同士のコミュニケーションが難しい・希薄になる
- 分からないことを質問しづらい
- 通常の勤務体制と比較して情報共有が難しい
- タスク管理やプロジェクト管理に工夫が必要
- 業務の引継ぎや、管理者のチェックが難しい
- 報告があったり無かったりで作業の進捗が分からない
チャットやWeb会議システムを使うことはできても、対面と比較すると雑談も生まれずらく、最小限のコミュニケーションとなってしまいます。
このように社員同士が同じ空間にいないテレワークでは、特にコミュニケーションの課題を抱えやすいです。
実際に、日本労働組合総連合会が実施したテレワークに関するアンケートでは、多くの人がコミュニケーション不足を感じる結果となっています。
引用元：日本労働組合総連合会 テレワークに関する調査2020（2020年6月30日刊行）
テレワークの課題を解決する方法
このようなテレワークの課題を解決する方法として、「ビジネスチャットツールを導入する」、「チェックリストやマニュアルを使用する」ことが挙げられます。
それぞれ解説していきます。
ビジネスチャットツールを導入する
上述したように、テレワークではコミュニケーション不足に陥りやすいというデメリットがあります。
チャットは、メールよりも迅速にやり取りができるというメリットがあります。さらに、気軽にコミュニケーションをとりやすいという側面もあります。
不明点があったら上司にすぐ聞くことができたり、作業の進捗状況を聞けるなど、実際にオフィスで勤務している時のようにコミュニケーションをとることができます。
またツールによってはWeb会議が付随するチャットツールもあるため、必要に応じてWeb会議を取り入れることも大切です。
チェックリストやマニュアルを使用する
チェックリストやマニュアルを作成することで業務の標準化ができ、業務の属人化を防ぐことができます。
業務の標準化
誰が業務をおこなっても同じように作業ができるよう、作業方法を統一し、今どの作業をしているのかを、誰にでも理解できるようにしておくこと
業務の属人化
企業において特定の人にしかある業務のやり方が分からない状態になってしまっていること
業務を進める中でどのように進めれば良いかわからない状態が発生すると、作業が滞ってしまいます。
どれだけチャットツールを使用していても、テレワークの場合、すぐに質問するということがしづらい場面も多いでしょう。
そこで、あらかじめチェックリストやマニュアルを作成することで不必要な確認が減り、作業を効率化することができます。
また、ある特定の人にしか作業ができない「業務の属人化」を防ぐことができます。
さらに、「業務の可視化」も可能です。
お互いの顔が見えないテレワークでは「誰が何の作業を行っているか分からない」「作業の進捗が把握しづらい」といった事態に陥りやすいです。
結果的に作業が誰か一人に集中したり、労務管理をしづらいという状況になりかねません。
そこで、チェックリストの活用をおすすめします。
チェックリストを作成することで、誰がどの作業を行っているのか、進捗状態はどうなのか、確認まで終わっているのかなどを判断しやすくなります。
まとめ
本記事では、テレワークの課題とその課題の解決方法をご紹介しました。
テレワークではコミュニケーションの課題を感じやすいですが、うまく対策を講じることで従業員のワークライフバランスを実現することが可能です。
従業員の離職防止のためにも、テレワークの定着を図ってみてください。