業務生産性や引継ぎに役立つものとして、チェックリストは幅広く認知されています。
チェックリストは作業内容を一覧にして、完了した仕事にチェックを入れていき、業務の抜けや漏れを防ぐサポートをするものです。
しかし、チェックリストの作成をしたは良いものの、効果を感じない、形骸化しているなど、現場で使われないことも多いはずです。
チェックリストは、うまく活用することで業務効率が向上し、生産性を高めることができます。
本記事では、チェックリストを導入する効果と現場に定着させる方法をご紹介します。
チェックリストとは？
本記事の冒頭でも紹介しましたが、チェックリストとは作業内容を一覧にして、完了した仕事にチェックを入れていき、業務の抜けや漏れを防ぐサポートをするものです。
3H（初めて、久しぶり、変更）の業務や、人為的なミスが発生しやすい業務ではこのチェックリストは非常に強力です。
さらに、誰が何をすべきなのか、どの作業を行ったのか明確にできるため、責任の所在を確認できるメリットもあります。
また、毎日同じ仕事をしていて業務を理解していても、慣れてしまっているからこそ、ミスが発生してしまいます。
そのような場合でもチェックリストは有効です。
チェックリストを導入する効果
チェックリストは導入することで、企業にどのような効果をもたらすのかご紹介します。
誰がどういった手順で何をすべきなのか、したのかを明確にできる
チェックリストは、以下のような場合に活躍します。
- この作業の次は何をすれば良いのか分からない
- どの手順で作業を実施すれば良いのか分からない
- 誰がどこまで、いつまでに作業を完了すればよいのか明確ではない
特に「初めて」業務に取り組む場合にチェックリストは有効です。
- 作業は誰がするのか？
- どのような手順でするのか？
- どのような点に注意して実施すれば良いのか？
- もし失敗した場合はどのように対応すればよいのか？
などをチェックリストにまとめることで、初めての場合でも、安心して業務に取り組むことができます。
また、そのチェックリストに沿って作業をした場合、いつだれが作業をしたのか記録を残すことで、経緯を追いやすいというメリットもあります。
圧倒的に引継ぎが楽になる
通常の仕事の合間で行う引継ぎ業務は、手間と時間を要します。
チェックリストを作成することで、業務の「見える化」が可能です。
誰が見てもその業務をこなせるようになります。
直接業務を教える方法もありますが、口頭での共有や作業を見せながらの共有は、抜けや漏れが多いことや、どこまで教えたのか/教えられたのか曖昧になってしまうこともあるでしょう。
言った言わないが明確ではないため、トラブルになりかねません。
しかし、チェックリストをあらかじめ作成し、そのチェックリストを中心に業務を引き継ぐことで、抜けや漏れを大幅に防ぐことができ最小限での引継ぎが可能となります。
仕事を教える時間を短縮できる
上述した業務の引継ぎに関連しますが、例えば業務を引き継ぐ際、教えられる側だけでなく教える側も労力を要します。
- 同じことを何回も聞かれる
- 教えたはずの業務を何回もミスする
- 教えたはずなのに伝わっていない
など。新人教育や業務引継ぎの場面で、こういったトラブルが生じるでしょう。
しかし、チェックリストを作成し新人がそのチェックリストをベースに業務を覚えるようすることで、教える時間の短縮が実現できます。
ミスが削減できる
チェックリストを作成することで抜けや漏れを防ぐことが可能です。
新人でもベテランでも、完全にミスを排除することはなかなか困難です。
しかし、チェックリストは作業を可視化できます。
自分自身が行うべき作業や、行った作業を確認しながら業務を進められるため、抜けや漏れを大幅に防ぐ効果が期待できます。
まとめ
本記事では、チェックリストがもたらす効果をご紹介しました。
チェックリストの有用性は理解できても、実際にチェックリストを作成するのは大変でしょう。
チェックリストやタスク管理が出来るツールを導入することで、効率良く管理することが可能です。
チェックリストの作成にハードルを感じる方は、ツールを導入するという方法も検討してみてください。