業務を引き継ぐ時や毎日の仕事を見える化したいときにチェックリストの作成は欠かせません。
チェックリストは、業務の遂行状況が把握でき、抜けやミスを防ぐために有効なツールです。
しかし、せっかくチェックリストを作成したのにも関わらず
- チェックリストが現場で全く使われない
- チェックリストを作成したがゆえに勘違いが生じたり作業がもたついてしまう
- 最新バージョンに更新されていない
- そもそもチェックリストを作成したファイルがどこにあるのか分からない
本末転倒となってしまうことがしばしばあります。
そこで本記事は、チェックリストの作成のポイントを紹介します。
チェックリストを作成する時のポイントは以下の5つです。
レイアウトを統一し、重要ポイントを分かりやすいようにする
チェックリスト作成者がバラバラだと、どうしてもフォーマットやレイアウトがばらついてしまいます。
記載の仕方のルールを統一してから作成することが分かりやすいチェックリストに繋がります。
また、重要なポイントを大文字にしたりフォントの色を変更したり、強調するなどして、視覚的に分かりやすいよう工夫することも大切です。
読み手のことを考える
作業に慣れている人であればあるほど「そんなことわざわざ手順に入れなくても大丈夫でしょ」と思ってしまい、初歩的なことを省略しがちです。
しかし、読み手が業務に慣れている人とは限りません。
新人がチェックリストに沿って作業してもつまづかなないよう、初歩的な作業も省略せずチェックリスト化することが、使われるためのポイントです。
また、業界を知らない初心者や新人が見ても理解できる平易な文言を選択することが重要です。
説明しづらいものは、写真や挿絵を使用してもよいでしょう。
チェックリストの格納場所を明確に
- せっかく作成したチェックリストどこに保管したっけ…？
- 前作成したチェックリストここに置いたはずなのに…
- 「最新版」とついたファイルが2つあるけれど、どっちが正しいの？
チェックリストに限らず、何か書類を作成した場合はファイルや書類の格納場所が分からなくなる事はあるあるでしょう。
せっかく誰もが迷わず正しく業務を遂行できるように作成したチェックリスト。
探す手間が増えてはあまり意味がありません。
以下に、業務効率を上げるファイル管理方法の方法を紹介します。
- フォルダの作り方にルールを作る
- フォルダ名やファイル名はシンプルにする
- ファイル名の付け方にルールを付す
- フォルダの階層は深くしない
- 「backup」フォルダや「old」フォルダを作成し、過去のファイルを管理する
- 不要なファイルは削除する
誰が探してもすぐに見つけられるよう、ファイルの格納場所を明確にすることが大切です。
作成したチェックリストはブラッシュアップしていく
作業内容とチェックリストの内容に剥離があっては作業者が混乱してしまい、結果形骸化してしまいます。
作業の変更が生じた場合、チェックリストも更新しブラッシュアップしていきましょう。
チェックリストを作成したことが原因で、ミスを生じてしまわないためにも、作業に合わせて内容を変化させることが大切です。
まとめ
本記事では、チェックリスト作成のポイントを解説しました。
業務改善の手助けとなるチェックリストを作成するためにも、本記事を参考にしてみてください。