チェックリストで業務効率化

”チェックリスト”と言われて何を思い浮かべますか？

• 作業の漏れを無くすためのツール
• 必要な項目をリストアップして、抜けがないようするもの

上記のようなことを思い浮かべると思います。

”チェックリスト”とは、業務や作業をする前に、「必要になるモノ」や「必要になる行動」を一覧表にまとめ、実施漏れや順序のミスを減らすことができるものです。

業務の中でチェックリストを使っている方の中には

• チェックリストを作成して本当に業務の抜けがなくなるのか分からない
• チェクリストの作成自体が手間だ

と思っている方もいるでしょう。

そこで本記事では、チェックリストを活用するメリットを紹介します。

ミスや失敗が起こるのは『3H（初めて、久しぶり、変更）』の時

『3H』という言葉を聞いたことはありますか？

• 初めて：初めて
• 変更：変更
• 久しぶり：久しぶり

3つの頭文字をとって『3H』と称しています。

人が作業を行う時に、ミスや失敗が起こりやすいのはこの『3H』の時と言われています。

例えば以下のようなシチュエーションが挙げられます。

初めて

• 新人として入社し、多くの業務を覚えなければならない中で、いっぱいいっぱいになってしまい業務手順を間違えてしまった。
• 教える方も、新人への引継ぎで本来の業務がおざなりになってしまっている。

久しぶり

• 3ヶ月前にこの業務したけれど、手順を忘れてしまった。
• 年に1度の作業なので、作業手順が思い出せず、確認に時間を要する。

変更

• ルール変更で手順が変わってしまい、ミスが多発してしまった。
• 法改正に伴う業務手順の変更が、うまく社内全体に伝達できていない。

このように、皆さんも『3H』で失敗してしまったり時間を要してしまったことがあるのではないでしょうか。

チェックリストで業務を効率化

どのように対策すれば、ミスを防ぐことができるのでしょうか。

• ミスしないよう、より注意深く作業を進める
• 付箋やメモに注意事項を記載して目の留まるところに貼っておく
• 報連相を徹底する

など、作業者の意識を高めることが挙げられます。
しかし実際には、どれだけ注意を払っても、完全にミスを防ぐのはなかなか難しいでしょう。

そこで、日々の業務をチェックリスト化して、やるべきことを明確に明確にした上で業務を遂行することをおすすめします。
ミスを激減でき、業務効率化できるでしょう。

チェックリストを作成することで以下のようなメリットがあります。

チェックリストを活用することで『3H』の時でもミスを減らすことができ、業務効率の向上に繋がります。

まとめ

本記事では、チェックリストについてご説明しました。
チェックリストの活用は業務のミスを無くす上で有効的です。

本記事のポイントを踏まえて、自社に合ったチェックリストを作成してみてください。