「業務の標準化」とは～メリットと手順を解説～

「業務の標準化」という言葉を聞いたことがある方は多いでしょう。

「業務の標準化」とは”だれが担当しても同じ成果を出すためのルールを確立、実行できる状況”を指します。

同じ業務であっても、担当する人によって手順が異なれば業務の質を担保できなくなってしまいます。
業務の質が落ちてしまうと、クレームに繋がってしまい、会社信頼がなくなってしまいかねません。

本記事では、業務の標準化のメリットとその手順を紹介します。

標準化の主な目的

業務の標準化には、以下のような目的があります。

作業の品質を均一にする、業務効率の向上などの目的があります。

次に、業務の標準化によるメリットを紹介します。

属人化とは、ある業務の進め方や進捗状況などを特定の担当者しか把握していない状況を指します。
つまり、特定の誰かしか業務が分からない状態です。

業務の標準化は、業務の整理して手順を統一化することができます。
特定の人に業務が集中しないよう仕組み化でき、新入社員が育ちやすくなり、属人化の防止や解消に繋がります。

属人化の防止・解消について上述しましたが、属人化を解消すると誰もが業務に対応できるようになります。
特定の人が不在中でも滞りを防げ、業務の効率化に繋がります。

特に、業務内容を理解していない新人や部署異動があったばかりの人にとって、業務の標準化がされていることは大きなメリットです。
前任者からの引継ぎや仕事を覚える際のロスタイムが減り、業務の生産性を向上できます。

業務を標準化することで誰が行っても、同じフローで業務が遂行されるため、品質が統一化され、組織全体の業務品質の向上が見込めます。
また、無駄な時間やコストも削減できます。

では、具体的にどのように標準化を行うか紹介します。

標準化の必要がある業務の選定を行います。
多くの業務があると思いますが、優先度を考えて対象業務の選定を行いましょう。

１の業務の手順を書き出しながら整理していきます。
フローを書き出すことで、業務内容が明確化し、問題点に気づくことができます。

書き出した作業をもとに、業務フローの改善も加味しながら、マニュアルを作成します。
マニュアル化は、誰が見ても分かるよう、専門用語は避ける、重要ポイントにチェックをするなど工夫が必要です。

マニュアルの作成にWordやExcelを使う方も多いでしょう。
ExcelやWordは気軽で作業がしやすい反面、質にばらつきが出てしまったり、フォーマットが統一化されていなかったりどこにファイルを格納したか分からなくなってしまいやすいです。

そこで、マニュアルの作成が出来るツールを導入することも検討してみてください。
効率良くマニュアルの管理をすることが可能です。

作成したマニュアルを作って終わりでは意味がありません。

PDCAを回し、より効率の良いフローにアップデートしていく必要があります。
一度作成したものを改善しなければ、現場に定着しないというデメリットもあります。

業務の実態や現場の声を基に、随時改善することが大切です。

マニュアルが作成できるツールの中には、作成したチェックリストの更新を随時行えるものもあります。
業務の変更点やマニュアルの改善点等があった場合、その場でマニュアルの更新ができるツールがおすすめです。

本記事では、業務の標準化のメリット、標準化の手順をご紹介しました。

業務の標準化が実現すれば、属人化が解消でき業務効率の向上が見込めます。
業務の質を担保するためにも、業務の標準化は欠かせません。

ぜひ、本記事を参考にしてみてください。