「残業」と聞いて、どのようなイメージを抱くでしょうか。
2019年4月（中小企業は2020年4月）に導入された時間外労働の上限規制により、世間の残業に対するイメージは変わりつつあるでしょう。
多くの企業が、働き方改革の一環として残業時間の削減に取り組んでいます。
しかし、残業削減がうまくいかず、以下のお悩みの抱えている方も多いのではないでしょうか。
- 具体的にどう取り組めばよいのか分からない
- 何から着手すれば良いのか分からない
本記事では、残業が発生する要因と残業削減の方法にはどのようなものがあるのか解説します。
残業が発生する主な原因
なぜ残業が発生してしまうのか、主な原因を紹介します。
人手不足
業務量に対して働き手の数が明らかに少ない場合、残業が発生します。
人材が不足してしまっているため残業が常態化し、業務を減らそうと思っても、現実的には無理な場合がほとんどです。
残業が当たり前化されている
企業にもよっては残業が当たり前、また仕事は終わっているが一人だけ先に上がりづらい雰囲気があることもあります。
こういった場合、遅くまで残って仕事をするのが普通という感覚であるため残業せざるを得ない状況に陥ります。
仕事が属人化している/分散されていない
業務の属人化とは、以下を指します。
業務の属人化
企業において特定の人にしかある業務のやり方が分からない状態になってしまっていること
特定の人しか業務を理解できていないため、他の人が作業をしようとすると、不明点がある度に関係者に質問をしなければならず、仕事を教える方も教えられる方も効率が落ちてしまいます。
結果的に時間がかかってしまい、残業に繋がる場合も多いです。
また、業務分担がうまくいかず、特定の人が業務過多となってしまい、社員の負担となることもあります。
仕事にムダが多い
以下の場合、残業の発生に繋がってしまいます。
- 集中力が欠けてしまう
- ダラダラ過ごしている
- 今の仕事が当たり前となって無駄を改善しようとしない
残業を削減する方法
次に、残業を減らす方法をご紹介します。
残業意識を改善する
会社全体で「残業が当たり前」「残業＝えらい」という共通意識がある場合なかなか残業を削減することができません。
例えば、以下の解決方法が挙げられます。
- ノー残業デー/ノー残業ウィークを導入する
- 会社のとして、残業に対して評価しない方針を立てる
- 残業を評価しない評価制度を制定する
- PCを強制的にシャットダウンする仕組みの導入
残業をする必要がないときはすぐに帰る、という社風にしていくことが大切です。
業務の標準化を図る
誰が業務をおこなっても同じように作業ができるよう、作業方法を統一し、今どの作業をしているのかを、誰にでも理解できるようにしておくことを、作業の標準化と言います。
業務が特定の人物に集中してしまうと、当然、仕事が滞ってしまうでしょう。
業務の標準化を行いノウハウを従業員間で共有し、誰でも対応できるようにすることで、残業の削減が見込めます。
さらに残業は、特定の人物に過多に作業が割り当てられている場合もあります。
残業の削減には、適切なタスク管理とスケジュール管理が必須です。
業務の標準化を図ると、誰がどの程度の作業を抱えているのかを把握しやすいというメリットがあります。
適切に作業を割り振れていないことが原因で残業が発生している場合、業務の標準化をおすすめします。
仕事のムダを探す意識を付ける
- この仕事は本当に必要なのか？
- もっと時間を削減できるやり方は無いのか？
- 今の仕事にムダは無いのか？
といった視点で業務を洗い出すと、仕事のムダが発見しやすくなります。
まとめ
本記事では、残業が発生する原因と、残業を削減する方法をご紹介しました。
近年、日本における人材不足は深刻です。
限られた人材の中で残業を削減するには、業務の効率化は必須でしょう。
まずは何が原因で残業が発生しているのかを把握することが大切です。
さらに会社だけではなく、従業員一人一人が業務改善を行うという視点も非常に重要です。